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standard téléphonique médical : l'apport du standardiste médecin

Le concept du standard téléphonique

Pour représenter l’image de marque d’une entreprise ou d’un cabinet médical, un standard téléphonique est nécessaire. C’est un moyen de communication efficace pour entretenir le lien avec l’extérieur. Cela peut inclure tout simplement la prise des appels entrants et la notation des messages mais aussi l’orientation des appelants en fonction leur besoin.

Une compréhension des patients

Le standardiste téléphonique doit avoir une forte personnalité afin de pouvoir résister aux stress et aux pressions causées par quelques interlocuteurs. Son rôle étant de gérer un agenda de prises de rendez vous et de prioriser certains. Cependant, il est dans l’obligation de prendre en compte les consignes imposées le médecin. Il peut s’agir de ses heures de disponibilités ou d’accorder un certain privilège à quelques patients.

Renseigner à tout moment

Cette fonction consiste à être disponible pendant les jours non ouvrables et même de nuit pour renseigner l’interlocuteur. La demande peut être pour diverses raisons. Dans le milieu médical, elle peut être liée à la localisation des pharmacies de gardes, l’hôpital le plus proche ou même le médecin le plus proche. Le standard téléphonique est donc d’une grande utilité pour les cas d’urgence.

Méthode de travail d’un standardiste téléphonique médical

Dans le milieu médical, il est sollicité pour contacter un médecin de proximité ou un service d’urgence. C’est pourquoi, il doit se munir d’un fichier ou d’un annuaire interne comportant le nom, l’adresse ainsi que le numéro de téléphone de la personne demandée. Dans la mesure, où l’interlocuteur n’arrive pas à joindre ce dernier, le standardiste est dans l’obligation de trouver une solution soit en notant le message à transmettre soit une réorientation vers un autre médecin.

Faire face aux interlocuteurs agressifs

Pour exercer ce métier, il faut s’armer de patience et être courtois en toute circonstance. Cela paraît difficile, pourtant, ce premier contact avec l’interlocuteur détermine la continuité de la relation entre le médecin et son patient. Un suivi et un traitement personnalisé peut alors se faire suite à cette étape.

L’expression orale, une qualité indispensable

Un bon standardiste téléphonique doit être forcement un bon communicateur donc avoir une élocution parfaitement claire et cohérente. Chargé de l’image d’un cabinet médical, il doit noter scrupuleusement l’objet de chaque message et de proposer de rappeler ultérieurement en cas d’absence temporaire du médecin.

Le standard téléphonique remplacé

Grâce à l’évolution constante de la technologie, il est désormais possible de créer une boîte vocale personnalisé. Elle guide les utilisateurs sur les étapes à suivre pour avoir une information précise. Elle permet un gain de temps considérable et une rentabilité plus importante aux entreprises ainsi qu’aux cabinets médicaux.

Autres tâches du standardiste téléphonique médecin

Outre la mission de renseigner, de noter les prises de rendez vous dans un agenda, il peut également être amené à effectuer des appels sortants. Il peut s’agir d’une confirmation ou d’une annulation de rendez vous suite à la demande du médecin. Cependant, son rôle s’élargit dans la réception des fichiers, de dossiers et même de colis postaux. On considère donc qu’il est multidisciplinaire.