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accueil téléphonique médical : moyen très utile pour un médecin

L’accueil téléphonique en plein essor

Comme dans tous les secteurs d’activités, l’optimisation du temps est un facteur important pour concilier vie privée et vie publique. Il existe des centres d’externalisation d’appels afin de gérer les flux de communication. Le domaine médical n’est pas en reste, beaucoup de médecins font désormais appel à ses services pour alléger leur métier dont l’accueil téléphonique.

L’accueil téléphonique dans le milieu médical

Ce système est d’une grande aide pour la profession. En effet, les médecins sont souvent débordés soit par des consultations successives soit par des opérations au bloc opératoire. C’est pourquoi, les centres d’appel offrent des services sur mesure pour fidéliser la clientèle. La télé secrétaire joue donc un rôle d’intermédiaire entre le patient et son médecin traitant.

Organisation d’un accueil téléphonique médical

Auparavant, on laissait des messages sur répondeur au cas où la personne qu’on veut avoir au bout du fil est injoignable ou absente. Il sert aussi à stocker des messages tout simplement parce que l’on n’a pas envie de parler à telle ou telle personne. La télé secrétaire se doit donc de prendre des messages en fonction des consignes imposées par le médecin.

Un moyen de communication utile pour le métier

Pour le patient, c’est un bon moyen d’éviter le déplacement avec une simple prise de rendez vous en fonction de la disponibilité du médecin. La télé secrétaire dispose donc de son agenda complet durant un temps déterminé. De cette façon, elle peut caler un nouveau rendez vous entre deux et éventuel mettre une priorité sur certains.

Un accueil téléphonique médecin réussi

Ce métier requière des capacités relationnelles et communicatives importantes. En effet, une personne étant à l’aise avec la relation humaine et la prise de parole est un bon élément. Elle doit être à l’écoute de l’appelant en prenant en considération des informations nécessaires pour constituer un dossier. Ce dossier qui lui permet par la suite au médecin traitant de faire un suivi adapté.

Elargissement du domaine de l’accueil téléphonique médical

Le principe ne se résume pas cependant à une alternative au répondeur. Ce métier utilise divers moyens de communications autres que le téléphone. La télé secrétaire peut être amenée à transmettre un message venant d’un patient ou d’un médecin par courrier électronique. La télé secrétaire doit alors être polyvalente et se doit de trouver une solution à chaque blocage de situation.

L’accueil téléphonique pour fidéliser les appelants

L’accueil téléphonique détermine la relation future entre un médecin et son patient. La télé secrétaire se doit d’être courtoise et sympathique à tout moment. Elle doit identifier la demande de l’appelant sans que ce dernier n’ait l’impression de subir un interrogatoire. Une synthèse des réponses obtenues permet par la suite de qualifier sa demande comme une prise de rendez-vous ou un conseil personnalisé.

Connaissance de l’environnement médical

Le télé secrétariat médical nécessite une formation spécifique afin de maîtriser le vocabulaire médical et le fonctionnement du milieu hospitalier. De ce fait, ces personnes qualifiées sont en charge de décrire le cas d’un patient à son médecin traitant par les différents moyens de communications disponibles comme le courrier électronique ou le téléphone.